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miranda

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Libretto di istruzioni - tutto quello che serve per usarla al 100%

1. Cos'è Miranda

Miranda è la tua segretaria AI: le parli (a voce o per iscritto) e lei lavora sulle tue caselle email, sul calendario, sui file di Google Drive e sugli allegati che le mandi - cerca, legge, riassume, prepara bozze pronte da spedire, fissa promemoria e porta a termine da sola anche i lavori più lunghi. E ricorda quello che le insegni.

Il principio su cui è costruita: Miranda prepara, tu decidi. Tutto quello che esce verso l'esterno - una email da spedire, una modifica da applicare su un gestionale - viene preparato e messo in attesa del tuo sì. Senza la tua approvazione non parte niente. Mai.

Miranda si adatta al piano che hai scelto: alcune delle cose descritte qui potrebbero non essere accese sul tuo. Dove serve lo trovi scritto ("se il tuo piano include…"). Se qualcosa ti serve e non c'è, basta chiederlo.

2. Primi passi

Come si entra

Non c'è nessuna password. Si entra con un codice che ti arriva per posta ed è diverso ogni volta.

  1. Apri https://miranda.weekoapp.it da qualsiasi dispositivo.
  2. Scrivi la tua email di lavoro e tocca Inviami il codice.
  3. Vai nella posta: trovi un messaggio con un codice di 8 cifre.
  4. Digitalo nelle otto caselle e tocca Entra. Sei dentro.
Perché funziona così: non c'è niente da scegliere, da ricordare o da cambiare, quindi non c'è niente da dimenticare e niente che qualcuno possa rubarti. Chi entra è chi ha in mano la tua casella di posta.

Installarla come app

3. Come parlarle

A voce

Tocca il microfono e parla: non serve tenerlo premuto. Mentre registri, al posto della riga di scrittura compare una barra con il tempo che scorre. Quando hai finito tocca la freccia di invio a destra; se vuoi buttare via il vocale, il cestino a sinistra. Miranda trascrive, ragiona e risponde - anche con la sua voce.

Per iscritto

Scrivi nel campo in basso e premi Invio. Il risultato è identico.

Risposte rapide

Quando Miranda ti propone una scelta secca, sotto il suo messaggio compaiono dei bottoni tappabili (es. "Sì, prepara la bozza" / "No, lascia stare"). Toccane uno e la risposta parte da sola.

Il filo del discorso

Miranda ricorda i messaggi recenti della conversazione in corso: puoi dire "leggimi la seconda", "rispondi a quella di prima", senza ripetere tutto.

Una sola conversazione, ovunque

La cronologia della chat vive sul tuo account, non sul singolo dispositivo: la ritrovi identica su iPhone, iPad e Mac, e comprende anche quello che vi siete detti su WhatsApp (quei messaggi portano l'etichetta "WhatsApp" accanto all'ora). Ogni bolla ha la sua ora; i giorni sono separati da "Oggi", "Ieri" e così via.

Rispondi a un messaggio

Come su WhatsApp: fai scorrere la bolla verso destra (o doppio clic dal computer) e sopra il campo di scrittura compare la citazione. Scrivi la tua risposta e Miranda sa esattamente a quale messaggio ti riferisci.

Menu del messaggio (copia, rispondi)

Tieni premuto su una bolla (o clic destro dal computer) e si apre il menu delle azioni: per ora Rispondi e Copia (copia il testo del messaggio negli appunti). Il menu crescerà con altre azioni.

Salta al messaggio citato

Quando una bolla risponde a un messaggio precedente (con la citazione in alto), tocca la citazione: la chat salta al messaggio originale e lo evidenzia per un istante.

Cercare nella conversazione

La lente in alto a destra della chat apre la ricerca: scrivi due o più lettere e le corrispondenze si evidenziano; con le frecce ↑ ↓ salti da un risultato all'altro. Il bottone "Carica messaggi precedenti" in cima alla chat riporta alla luce anche le parti più vecchie.

Se un invio non parte

Accanto all'ora dei tuoi messaggi vedi lo stato: 🕓 in viaggio, ✓ consegnato. Se la rete tradisce compare "Non inviato · Riprova": un tocco e riparte, senza riscrivere nulla.

Miranda lavora anche se chiudi l'app

Quando il ✓ compare, la richiesta è al sicuro: Miranda la porta a termine nel suo ufficio, non sul tuo telefono. Puoi chiudere l'app, bloccare lo schermo o passare ad altro: al tuo ritorno trovi la risposta in chat (e se sta ancora lavorando, vedi i puntini riprendere da soli). Vale anche per le richieste lunghe, tipo ricerche o analisi.

🌙 Tema chiaro o scuro

Da Impostazioni → "Tema" scegli tra Sistema (segue le impostazioni del telefono, anche di notte in automatico), Chiaro e Scuro. La scelta resta salvata sul dispositivo.

🔔 Le notifiche: ti avvisa lei

Attivale da Impostazioni → Notifiche → "Notifiche push": quando Miranda finisce un lavoro mentre l'app è chiusa, ricevi una notifica sul dispositivo col succo della risposta - un tocco e sei in chat. Su iPhone funziona con l'app installata (Condividi → Aggiungi alla schermata Home); vanno attivate una volta per ciascun dispositivo. Se l'app è aperta davanti a te, nessuna notifica: la risposta arriva direttamente in chat.

🔊 La sua voce: acceso/spento

Il pulsante a forma di altoparlante, in alto a destra, comanda la risposta vocale: acceso, Miranda legge ad alta voce ogni sua risposta (anche a quelle scritte); un tocco e l'altoparlante si barra: silenzio totale. La scelta resta memorizzata sul dispositivo.

📎 Allegati: falle leggere (e ascoltare) i file

Con la graffetta accanto al microfono le alleghi un file, con o senza una domanda scritta insieme: vocali e audio in ogni formato (anche quelli inoltrati da WhatsApp e salvati come file), PDF, immagini e foto di documenti, Word, Excel e file di testo, fino a 24 MB. Miranda lo legge o lo ascolta, te lo riassume, e nelle domande successive si ricorda cosa conteneva.

4. Cosa sa fare

📧 Email (le tue caselle Gmail)

📋 Monday

Se il tuo piano include Monday come gestionale:

⚡ UtiliX

Se il tuo piano include UtiliX come gestionale:

🧾 UtiliX: caricare le condizioni economiche (CTE)

Se il tuo piano include il caricamento delle offerte a catalogo:

Quando un fornitore ti manda le sue condizioni economiche, Miranda te le carica a catalogo come CTE (Condizioni Tecnico Economiche), cioè la scheda dell'offerta che poi usi sui contratti. Di ogni offerta prepara i tre pezzi che servono perché sia completa e si veda a schermo: l'anagrafica del prodotto, il listino e le tariffe.

Come si usa. Le alleghi il documento delle condizioni economiche (la graffetta accanto al microfono) e le dici di caricarlo.

Ti allego le condizioni economiche di [fornitore]: caricamele su UtiliX.

Cinque cose da sapere prima di mandarglielo:

Cosa non fa, e vale la pena saperlo prima:

Cosa succede prima che scriva. Su UtiliX non arriva niente senza il tuo sì. Ogni CTE diventa una pratica nella scheda Approvazioni (è la sezione 5) con l'anteprima integrale: tutti i campi riga per riga e tutte le tariffe che partiranno, prezzi per fascia compresi. Tu guardi, e approvi o rifiuti. Se quel prodotto è già a catalogo - stesso nome, stesso fornitore, stessa fornitura - il sistema si ferma da solo invece di crearlo due volte: te lo dice e ti dà l'identificativo di quello che c'è già.

La regola di trasparenza: i valori che leggi nella pratica sono esattamente quelli che partono verso UtiliX. Nessun altro campo, nessun numero aggiunto dopo l'approvazione. Se un numero dell'anteprima non ti torna, rifiuta: quello che vedi è quello che finisce a catalogo.

Come capisci che è andata bene. Alla fine Miranda ti scrive un messaggio con il nome dell'offerta, il suo identificativo sul gestionale (l'id del prodotto), quante tariffe ha scritto e le parole "agganciato al prodotto": vuol dire che è andata a rileggere la scheda su UtiliX e ha visto le tariffe al loro posto. Apri il prodotto sul gestionale e le trovi lì.

Se invece leggi "creata ma non agganciata": il prodotto, il listino e le tariffe sono stati creati davvero, ma la scheda non le mostra ancora. Si sistema in dieci secondi, dal gestionale: apri il prodotto, vai su Storico Listini e attiva il listino. Riapprovare la pratica non serve, perché il prodotto c'è già e il controllo dei doppioni la rifiuterebbe. Vale lo stesso se leggi "aggancio non verificato": lì Miranda non ha potuto ricontrollare e non ti dice di sì per non dirti una cosa che non sa. Guarda la scheda; se dice "Nessuna linea prezzo", attiva il listino come sopra.

🎨 Canva

Se il tuo piano include Canva per il design:

📈 Meta Ads

Se il tuo piano include le campagne pubblicitarie su Facebook e Instagram:

📅 Calendario

📁 Google Drive

🗂 Archiviare i documenti

Se il tuo piano include l'archiviazione dei documenti:

Quando ti arriva un documento - in chat o in una mail - puoi dirle di metterlo via. Miranda lo salva su Drive e lo ordina in una cartella per categoria (Contratti, Fatture, Documenti clienti, quello che ti serve). La prossima volta che lo cerchi sai dov'è.

Archivia questo contratto in Contratti.

Lo fa solo quando glielo chiedi: non sposta e non archivia niente per conto suo.

🚗 Percorsi e km

Se il tuo piano include i percorsi:

Le dici da dove parti e dove vai, e ti dà i chilometri e il tempo di guida. Se le dici che è un andata e ritorno, ti dà il totale del viaggio intero. Utile per preparare un rimborso, capire se un appuntamento sta in giornata, o sapere quanto pesa una trasferta prima di accettarla.

Quanti km sono da [luogo] a [luogo], andata e ritorno? E quanto tempo di guida?

📍 Posti e indicazioni

Se il tuo piano include le ricerche sui luoghi:

Chiedile di un posto come lo chiederesti a una persona: "a che ora chiude", "è aperto adesso", "dov'è", "trovami un posto tranquillo dove vedere un cliente in zona…". Ti dà indirizzo, orari, telefono, valutazioni e il link per le indicazioni stradali. Se ti sei trovato bene o male in un posto, dillo: se lo segna e la volta dopo ne tiene conto.

🌐 Ricerca sul web

Se il tuo piano include la ricerca web:

Per quello che non sta nelle tue caselle né nei tuoi file - un prezzo di mercato, una notizia, cosa fa un concorrente - va a cercarlo online. Se le chiedi un lavoro grosso (un'analisi di mercato completa, un report con molte fonti) prima ti avvisa e ti chiede conferma, invece di partire per conto suo.

👜 Due caselle: personale e lavoro

Se le colleghi più di una casella, Miranda sa la regola: clienti, fornitori e colleghi = lavoro; il resto = personale. Le ricerche le coprono tutte, e ogni risultato dice da quale arriva. Se vuoi decidere tu, dillo: "dalla casella di lavoro…" oppure "sulla mia mail personale…". Le caselle si collegano da Impostazioni → Account → "Collega una casella Google".

5. La regola d'oro: le approvazioni

Questo è il patto su cui è costruita Miranda, ed è il motivo per cui puoi lasciarle in mano il lavoro senza controllarla ogni cinque minuti: lei prepara, decidi tu. Nessuna azione verso l'esterno parte senza che tu l'abbia guardata e detto di sì.

Vale per tutto quello che si vede fuori o che cambia qualcosa:

Leggere, cercare e riassumere no: quelle Miranda le fa e basta, non c'è niente da approvare.

Come funziona in pratica

  1. Le chiedi di mandare qualcosa. Lei scrive il testo e prepara la bozza.
  2. Nella chat compare una card con tutto quello che serve a decidere: destinatario, casella di partenza e testo completo. Sotto, due bottoni: Approva e invia e Rifiuta.
  3. Se approvi, parte in quel momento. Se rifiuti, non parte e la pratica si chiude.

La scheda Approvazioni

In alto, accanto alla chat, c'è la scheda Approvazioni: è lì che finisce tutto quello che aspetta un tuo sì. Il numeretto viola accanto al nome ti dice quante cose sono in attesa.

Ricorda: nessuna pratica scade da sola. Se non decidi, resta in attesa per sempre e non parte niente. La bozza della mail resta comunque nella cartella Bozze, quindi puoi anche gestirla da lì a mano.

Quando tocchi Rifiuta ti compaiono tre motivi già pronti ("Da correggere", "Non serve più" e simili) e la possibilità di scriverne uno tuo. Non è obbligatorio, ma vale i due secondi che costa: Miranda se lo segna e la volta dopo prepara le cose come le vuoi.

6. La memoria: come impara

Miranda ha una memoria permanente che si autoalimenta: quando le spieghi una sigla, le presenti una persona, esprimi una preferenza o la correggi, se lo salva da sola e lo sa per sempre, anche nelle conversazioni future.

Per insegnarle qualcosa apposta

Ricordati che quando dico Scadenzario intendo il foglio condiviso con il commercialista. Ricordati che le mail ai clienti vanno sempre firmate "Il team".

Per correggerla

Dille semplicemente che ha sbagliato e qual è la versione giusta: aggiornerà la memoria (stesso titolo = sovrascrive).

Per controllare cosa sa

Cosa sai del mio modo di lavorare? Elencami le cose che hai imparato su di me.

7. Le tue impostazioni

Il bottone Impostazioni (l'ingranaggio in alto) apre le Impostazioni. Oltre a tema, notifiche e caselle collegate, ci sono due cose che vale la pena conoscere.

🔐 Credenziali dei tuoi portali

Per lavorare probabilmente entri in qualche portale: quello del tuo fornitore, un gestionale, un'area riservata. Qui le salvi una volta sola, al sicuro, per quando le operazioni su quel portale entreranno nel tuo piano: da quel momento Miranda potrà occuparsene senza chiederti la password ogni volta.

Per aggiungerne una vai su Impostazioni → Credenziali dei tuoi portali → "Aggiungi una credenziale" e compila tre campi: il nome del portale, il nome utente e la password di quel portale. Le trovi poi in elenco, ognuna col nome del portale e l'utente, e accanto il pulsante Rimuovi per toglierla quando vuoi.

Come sono tenute: le password dei tuoi portali vengono cifrate nel momento in cui le salvi. Non le vede nessuno, non compaiono mai in chat, non finiscono in nessuna risposta e non escono in nessun report. Quando le salvi spariscono dalla vista: da lì in poi vedi solo il nome del portale e il nome utente.

Mettici solo le credenziali dei portali di lavoro su cui vuoi che Miranda ti dia una mano. Quelle della banca e dei pagamenti no: quelle restano tue e basta.

📊 La tua attività

Da Impostazioni → La tua attività vedi cosa ha fatto Miranda per te questo mese. Serve a rispondere alla domanda giusta: a cosa mi è servita?

Il conteggio si azzera all'inizio di ogni mese.

8. Ricettario: comandi pronti

Frasi da copiare così come sono, sostituendo quello che sta tra parentesi quadre. Puoi dettarle o scriverle. Se un gruppo riguarda una funzione che non è nel tuo piano, saltalo.

Posta

Che mail sono arrivate oggi sulla casella di lavoro? Solo mittenti e argomenti. Cerca l'ultima mail di [cliente] e riassumila. Quali pratiche sono state approvate questa settimana? Prepara una bozza di risposta gentile dicendo che il materiale arriva entro venerdì. Prepara la mail per [fornitore] con il sollecito del pagamento. Manda una mail a [persona] con oggetto [oggetto] in cui dici che… (→ card di approvazione)

Calendario

Che impegni ho la prossima settimana? Mettimi un promemoria domani alle 9: richiamare [cliente] per confermare l'appuntamento.

Drive e documenti

Cerca su Drive l'ultima relazione di [cliente] e dimmi i tre punti chiave. Apri il foglio [nome] e dimmi a che punto sono le attività. Archivia il documento che ti ho mandato adesso nella categoria Contratti. Prendi la fattura arrivata via mail da [fornitore] e mettila tra le Fatture.

Spostamenti

Quanti km e quanto tempo da [luogo] a [luogo]? È andata e ritorno. A che ora chiude [posto]? Dammi anche le indicazioni per arrivarci.

Monday

A che punto sono le pratiche aperte? Dammi il conteggio per fase. Che stato ha la pratica di [cliente] e cosa ha scritto il team nei commenti?

UtiliX

Quali contratti scadono nei prossimi tre mesi? Dimmi anche quali sono stime e quali date certe. Cosa è fermo in lavorazione da più di un mese? Chi devo risentire adesso fra i clienti attivati di recente? Aggiorna il telefono della scheda di [cliente] con [numero]: preparamela e la approvo io. Ti allego le condizioni economiche di [fornitore]: caricamele a catalogo come CTE, luce e gas.

Canva

Cerca su Canva il design di [cliente] di luglio e dimmi quante pagine ha. Duplica il design di [cliente], rinominalo "[nome]" e cambia il titolo della prima pagina. Dammi il link di modifica del design [nome].

Meta Ads

Come sono andate le campagne negli ultimi sette giorni? Quali campagne stanno girando davvero questo mese e quali sono ferme?

Trucchi da pro

9. Se qualcosa non va

Il codice per entrare non arriva

Nell'ordine: guarda nella posta indesiderata; controlla di aver scritto bene l'indirizzo (se hai sbagliato, tocca "Non è il tuo indirizzo? Cambialo"); aspetta i trenta secondi e tocca "Mandami un altro codice". Se hai chiesto tanti codici di fila, il sistema si prende una pausa di qualche minuto prima di mandarne altri: è una protezione, aspetta e riprova.

Il codice non viene accettato

Ricontrolla le cifre: sono otto. Se è passata più di un'ora da quando l'hai chiesto non vale più: fattene mandare uno nuovo e usa quello. Attenzione a non usare per sbaglio un codice di una mail vecchia: vale sempre e solo l'ultimo arrivato.

L'app chiede di nuovo l'accesso

Normale se cambi dispositivo, cambi browser o cancelli i dati di navigazione: scrivi la tua email nella schermata di accesso e inserisci il codice che ricevi. Non c'è niente da recuperare.

Aggiornamenti

Miranda si aggiorna da sola: quando esce una versione nuova compare in basso l'avviso "Nuova versione di Miranda disponibile" - tocca Aggiorna e in due secondi sei sull'ultima. Puoi anche controllare a mano da Impostazioni → App → "Controlla aggiornamenti", dove vedi anche la versione installata.

Il microfono non funziona

Controlla i permessi del microfono: sull'iPhone in Impostazioni → App → Safari (o nell'app installata), sul Mac in Impostazioni di Sistema → Privacy e Sicurezza → Microfono.

Miranda non trova una cosa che esiste

Riformula con più contesto (mittente, periodo, casella) o specifica la casella: "cerca nella casella di lavoro…".

Ti dice che una cosa non la può fare

Alcune funzioni dipendono dal piano che hai. Se te ne serve una che oggi non è accesa, scrivicelo: si aggiunge senza cambiare nulla di quello che stai già usando.

10. Miranda e l'intelligenza artificiale

Miranda è un sistema di intelligenza artificiale. Non è una persona e non prende decisioni al posto tuo. Se le chiedi con chi stai parlando, te lo dice.

Chi la fornisce

Miranda è sviluppata e fornita da Weeko (Simone Pisa). Per domande su come funziona, o per segnalare un problema legato all'intelligenza artificiale, scrivi a ia@weekoapp.it.

Cosa fa e cosa non fa

Legge e prepara messaggi ed email, tiene il calendario, cerca e organizza documenti, esegue i lavori ricorrenti che hai impostato, prepara sintesi e rendiconti.

Non invia niente all'esterno di sua iniziativa: ogni email, ogni modifica su un gestionale e ogni pubblicazione passa dalla scheda Approvazioni e parte solo se dici di sì. Non valuta persone: non misura la produttività dei tuoi collaboratori, non assegna punteggi di affidabilità e non calcola il merito creditizio di nessuno.

Su cosa si basa

Miranda usa modelli di intelligenza artificiale forniti da terzi: Anthropic per il ragionamento e la scrittura, ElevenLabs per la voce, OpenAI per la trascrizione dei vocali. I dati sono trattati come descritto nell'informativa privacy che hai ricevuto.

Può sbagliare

Un sistema di intelligenza artificiale può produrre informazioni imprecise o incomplete, anche quando sembra sicuro di sé. Le bozze, le sintesi e i numeri vanno riletti prima di usarli. Su quello che conta - importi, date, destinatari, allegati - verifica alla fonte.

I contenuti che produce

I testi e gli audio che Miranda genera sono prodotti artificialmente. Se pubblichi un testo generato da lei per informare il pubblico su una questione di interesse pubblico, la legge chiede di dichiararlo, a meno che tu non lo abbia riletto e non ne assuma la responsabilità editoriale. Per la corrispondenza di lavoro e i contenuti commerciali non serve nessuna dichiarazione.

I tuoi diritti

Se ritieni che Miranda violi le regole europee sull'intelligenza artificiale puoi scrivere a ia@weekoapp.it e hai comunque il diritto di presentare un reclamo all'autorità nazionale di sorveglianza del mercato (in Italia l'Agenzia per la cybersicurezza nazionale).

Riferimento normativo: Regolamento (UE) 2024/1689, articolo 50, paragrafi 1, 2 e 5.